Gestão de escritórios de arquitetura e design: do cronograma ao capital humano

Um dos problemas mais comuns a todos gestores é a organização (ou falta de) de projetos que são realizados em paralelo.

A gestão de escritórios de arquitetura e design não é diferente.

Afinal, nesse contexto é bastante natural ter que lidar com mudanças constantes e ruídos na comunicação. Existem boas práticas – das quais vamos falar aqui – que podem colocar ordem na casa e tornar a relação de todos envolvidos (colaboradores, fornecedores, arquitetos e clientes) melhor.

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Boas práticas de gestão de escritórios de arquitetura e design

1 – Cronograma para tudo

Um cronograma pode parecer algo analógico e defasado. Mas, na verdade, é uma forma visual e clara de exibir o sequenciamento de atividades e eventos dentro de qualquer projeto.

É possível construí-lo da forma que for mais flexível para a sua equipe, seja o clássico calendário em papel, estruturado em uma parede ou até com uma ferramenta online.

Com isso, você poderá:

• Estimar o tempo de cada atividade

• Acompanhar o desempenho do time

• Alocar os recursos de forma mais eficiente

O ponto mais importante no momento de elaborar um cronograma de projeto é saber definir as prioridades de gestão de seu escritórios de arquitetura e considerar os projetos que estão em andamento ao mesmo tempo.

Se uma tarefa depende da conclusão de outra para ser iniciada, isso deve ficar muito claro já a hora de colocar as atividades no papel, para conseguir ter uma estimativa mais certeira da entrega.

Na maioria dos projetos, desmembrar as atividades de nível macro para depois seguir para o micro, listando absolutamente tudo o que deve ser realizado e entregue durante a execução dos trabalhos, é o melhor caminho.

Antes de datar cada uma das atividades, faça uma seleção por ordem de importância e de execução, identificando também as relações entre elas.

Com todas as atividades devidamente sequenciadas e organizadas, é hora de estimar a duração de cada uma delas.

Já que estamos falando de cronogramas, aprenda a fazer um cronograma de obras e nunca mais perca perca nenhum prazo.

2 – Formalização da comunicação

A gestão de escritórios de arquitetura e design, assim como em outros setores, um dos maiores desafios é a comunicação eficaz entre os envolvidos.

E uma das formas de não deixar que isso torne-se um problema é adotar alguma forma de formalizar a comunicação.

Lembre-se que quando os colaboradores estão interessados em cumprir tarefas, se não estiverem bem informados, provavelmente vão ficar desmotivados ou executar de forma errada.

Uma comunicação sólida faz com que os colaboradores “vistam a camisa” da companhia, sentindo-se partes importantes do processo.

Para isso, além de usar uma ferramenta de gestão, é importante ter ferramentas que motivem a comunicação. Slack e Hipchat são opções corporativas, mas com uma “roupagem” mais informal, que não criam mais burocracias para os funcionários.

É comum que no trabalho remoto muitos arquitetos usem comunicadores de finalidade pessoal como o WhatsApp, mas essa deve ser uma opção apenas de apoio ou para avisos, pois ainda não permite um acompanhamento mais corporativo.

Tenha atenção também com o uso recorrente do e-mail. Gerenciar projetos dentro da sua caixa de mensagens pode ser muito perigoso, já que e-mails ficam perdidos ou aglomerados, escondendo informações importantes.

Quantas vezes você não ouviu de alguém que não recebeu seu e-mail? Mas, na verdade, a pessoa se esqueceu ou preferiu negligenciar a mensagem? É uma situação comum e que pode ser evitada, prevenindo o “telefone sem-fio”.

Veja em nosso post como a tecnologia pode ser útil no gerenciamento de pessoas e fique por dentro!

3 – Cuide das pessoas para manter a ordem

Todo gestor sabe que as pessoas são seu recurso mais valioso. No entanto, não é em toda empresa que dá atenção para esse fator.

A soma de experiências, histórias, vivências que as pessoas trazem pode tornar-se em seu diferencial.

E aqui não é importante somente pensar em remuneração justa, mas sim entender como construir relações mais positivas.

Além disso, em um mercado competitivo, reter seus talentos pode ser uma tarefa bastante árdua. Para antecipar um pedido de demissão, fique atento a estes pontos comportamentais que indicam uma saída:

• Produtividade baixa, pouco foco

• Falta de interesse pelos resultados

• Desânimo, atitude negativa e pouca participação em decisões

• Não demonstra ter objetivos de longo prazo

• Expressa insatisfação com seus pares ou supervisores

• Distração fácil, com saídas frequentes

• Não quer se envolver com clientes e fornecedores

Para reverter essa situação a tempo, é preciso manter uma comunicação constante, deixar claro o papel de cada um na empresa, fazer avaliação de desempenho frequente e encontrar o que motiva cada um.

O feedback é parte importante desse processo, no qual as pessoas devem se manter objetivas sobre o que o outro precisa melhorar.

Como dizem por aí, um feedback é como um presente: saiba recebê-lo com apreço, saiba oferecê-lo com cuidado e de forma personalizada.

Entenda que essa customização diz respeito à forma como você vai comunicar com cada pessoa, e não sobre a avaliação em si, que sempre deve ser muito direta e sem influências subjetivas.

Então, saber aplicar a motivação e liderança no trabalho pode ser a peça chave para mais engajamento de seus funcionários. Saiba mais em nosso post.

4 – Transparência é tudo

Falando nesse cuidado com as relações, outro fator que pode ser essencial para manter a boa gestão de escritórios de arquitetura e design é a transparência das informações. Até onde for possível, envolva todos na gestão e no conhecimento do andamento dos projetos.

A gestão à vista é um jeito de, literalmente, mostrar em que cada um está trabalhando. Geralmente, utiliza-se uma TV para apresentar gráficos, dados ou informações gerenciais que podem ser rápida e facilmente visualizados e interpretados por todos.

Estes painéis costumam fomentar uma competição sadia e estimulante entre diferentes setores da empresa. Isto ocorre por meio da comparação de metas, desempenhos e objetivos alcançados.

Assim, quando alguém precisar de ajuda de outro arquiteto, rapidamente saberá no que esse está trabalhando.

5 – Organização para escritório de arquitetura de forma automatizada

Se você insiste em resolver um desses problemas de gestão de escritórios de arquitetura e design, mas sempre volta à estaca zero, uma ferramenta pode te ajudar.

O Runrun.it é um software de gestão de projetos online que permitir acompanhar cronogramas, estimar o tempo de cada projeto e saber, de forma automatizada, se os prazos e orçamento estão dentro do previsto.

Além disso, o Runrun.it funciona como o braço direito do gestor acompanhando as entregas dos colaboradores, com indicadores de produtividade e com relatórios completos sobre tempo investido. A exibição em modo dashboard TV também permite fazer o acompanhamento e o controle do que as pessoas estão trabalhando.

E se seu problema na gestão de escritórios de arquitetura e design for a comunicação, não será mais.

Ao ter uma ferramenta como esta, todos os pedidos ficam registrados, assim como comentários e pedidos de alterações.

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[disclaim]Esse post foi escrito por Juliana de Brito, jornalista que integra a equipe de Marketing do Runrun.it, software brasileiro de gestão de projetos.[/disclaim]